Opmaak van een zakelijke e-mail
Voor verschillende momenten is het belangrijk om een goede en foutloze zakelijke e-mail te kunnen schrijven. Een zakelijke e-mail heb je bijvoorbeeld nodig als je een nieuwe baan zoekt of nieuwe handelspartners wilt werven. De eerste indruk is het belangrijkst, dus is het een vereiste om foutloos en duidelijk te schrijven. Immers, de lezer heeft niet alle tijd om jouw (mogelijk) onduidelijke e-mail te lezen. Hieronder lees je meer over hoe de opmaak van een zakelijke e-mail hoort te zijn.
Het beginstuk van een zakelijke e-mail
Een zakelijke e-mail begint al bij het onderwerp. Het onderwerp moet kort maar duidelijk zijn. Vergeet lange zinnen en ingewikkelde woorden. Te lange zinnen worden niet in zijn geheel getoond en moeilijke woorden ontmoedigen de lezer om verder te lezen. 'Less is more' in dit geval. Na het onderwerp komt de aanhef aan bod. De aanhef is niet zo spannend, maar zorg ervoor dat het persoonlijk over komt. Dus in plaats van 'beste heer/mevrouw' te typen, zoek je naar de naam van de ontvanger en typ je (bijvoorbeeld) 'Geachte heer Peeters'. Dit komt zowel beleefd als persoonlijk over, wat weer de interesse trekt van de lezer.
Het middenstuk van een zakelijke e-mail
Het middenstuk kan op diverse manieren geschreven worden. Wel zijn er een aantal belangrijke punten. Allereerst, maak gebruik van korte zinnen en duidelijke taal. Af en toe een moeilijk woord gebruiken is acceptabel, maar niemand wilt een lap tekst met wetenschappelijk taalgebruik lezen. Maak daarbij ook gebruik van alinea's. Alinea's houden de e-mail mooi overzichtelijk en maken de tekst beter leesbaar. Een lap tekst dat in één geheel gestuurd wordt ontmoedigt de lezer al snel. Probeer ook je punten op een logische wijze op te sommen. Maak er een mooi geheel van en verwerk de punten in een logische volgorde.
Het eindstuk van een zakelijke e-mail
Mocht je een bijlage hebben bijgevoegd, dan is het slim dit in de e-mail te vermelden. Doe dit rond het eind van het middenstuk en het begin van het eindstuk. Vertel wat de lezer in de bijlage kan vinden en maak duidelijk waarom de bijlage is bijgevoegd. Net zoals de aanhef is ook de afsluiter niet zo spannend. Houd het formeel, maar probeer ook niet te overdrijven. Vaak wordt 'met vriendelijke groet' al snel gewaardeerd. Zorg ervoor dat je niet te informeel overkomt, maar ook niet te beleefd.